构建高效的文件管理体系,只需三步!

作为生产力工具,我们的电脑每天都会接收和产生大量的文件。经年累月,如果没有一套科学有序的文件管理体系,毋庸置疑,你将常常面临各种难题。:

  • 经常在电脑上找不到想找的文件;
  • 桌面总是灾难性地堆满各种各样的文件;
  • 多设备却没有办法获取其他设备上的文件;
  • 文件夹多且杂,层层嵌套,不知道如何归类;
  • 文件夹中总是有许多个文件版本,却总找不到最新的版本; ……

花时间找文件是件蛮浪费时间的事情,今天和大家分享几点文件管理的小技巧,让你一秒钟轻轻松松找到想要的文件。

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01 做好文件命名

做好文件命名非常重要,即使你没有做好文件的分类和归档,也可以利用检索和索引工具快速找到你想要的文件。没有命名的文件没有办法被识别,只能在电脑的某个角落里吃灰,这也是很多人经常找不到文件的主要原因。

文件命名规则

每个人都有自己习惯的命名规范。按理说只要能赋予这个文件意义,让你看到这个文件名即知道这份文件是什么,做什么用的,想要找它的时候知道用什么关键词搜索即可。

但在工作中经常会涉及对外沟通和协作,如果能有一个更清晰直观的命名方式,不仅可以让接收方一眼明白,在迭代的过程中也会更方便。而且文件的命名越准确详细,越容易进行检索。

这边简单分享下几个命名规范:

项目名称+内容描述+版本/时间 eg:XMind2020新手指南@20200630.md

时间+人+工作事项+版本 eg:20200630张三公众号7月内容规划V1.docx

时间+人物+任务+描述 eg:20200630_Oster_XMind2020_图标设计.ai

时间和版本号都是标注文件状态的方式。如果要不断进行迭代,注意标注好时间和初稿、定稿之类的状态标签。模块之间也可以用 - 或 _ 来进行区隔让整体看起来更清晰。命名规范可以根据个人喜好而定,最重要的是选择自己习惯的命名方式,然后坚定地进执行。

索引工具

  • Mac:聚焦搜索
  • Windows:Everything

当你做好文件的命名之后,就可以用检索工具快速地检索并找到你想要的文件。Mac 自带的聚焦搜索非常方便,可用 Command+空格键快速唤出。也可以 Command+F 快速唤出 Finder 访达中的搜索框进行文件的搜索。

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Windows 可以借助 Everything、Listary 或其他第三方检索软件或来进行文件的检索。

02 构筑清晰的文件夹目录

做好文件命名能解决找不到文件的问题,但要让电脑达到整洁有序还是要靠文件的分类和归档。文件管理其实就和各地的垃圾分类的原理一样,建好文件分类体系,然后把每一个文件放到应有的位置上。

而文件的分类其实就是逻辑思维的体现,怎么让分类的层次更清晰,怎么去进行归纳总结。接下来简单介绍下如何构建一个有序的文件夹目录。

选择分类的维度

Windows 用 C 盘 D 盘 E 盘 F 盘的硬盘分区来进行文件的分区,我们可以根据这个分区来将工作和生活分开。比如将 D 盘设为工作盘,E 盘和 F 盘来放生活和休闲的东西。而 Mac 没有硬盘分区的概念,主要还是通过文件夹来进行分类。

在分类上我们可以根据自己的工作内容来进行模块的区分,在分类时做到遵循 MECE 原则,即各部分之间相互独立,相互排斥,没有重叠(Mutually Exclusive )。所有部分完全穷尽,没有遗漏(Collectively Exhaustive)。

在构思时可以打开 XMind,根据自己主要的工作内容,构思和整理出主要的分类模块。

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为了达到整体的简洁有序,避免层级过多和层层嵌套造成的繁琐,在构思的过程中,层级应尽量不超过 3 层。比如下图就是一个比较简单清晰的文件夹的分类。

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文件夹命名

根据自身情况用思维导图进行文件分类构思后,我们可以用数字+文件夹名称的命名方式来进行文件夹的命名。用这种方式命名可以让系统按名称的默认排序方式对文件夹进行有序排列,整体上也会更有秩序感。

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03 及时整理和归档

文件管理应该成为工作流的一部分,当你在完成工作时,及时将文件进行归档是让桌面一直保持干净整洁的好习惯。在进行归档时,我们可以按照以下几个思路进行:

  • 不需要的文件:直接删除,断舍离的思维在这边同样适用;
  • 进行中的文件:可以设置一个暂时的文件夹进行放置,做完即清空;
  • 已完成的文件:按照构筑的文件分类方式进行归档,重要的文件可以进行网盘的备份和同步。

做好以上三步,即可轻松告别开头提及的各个难题。是不是非常简单?大家可以迅速 get 起来~

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THE END
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